Dans le monde numérique actuel, un volume considérable de documents électroniques est produit par les entreprises. Qu’il s’agisse de factures, de contrats, des fiches de personnel ou des informations sur les clients, ces documents sont indispensables pour le fonctionnement quotidien. Toutefois, coordonner tous ces documents entre les différents services peut s’avérer être un véritable challenge. C’est à ce moment-là que la dématérialisation des documents électroniques entre en jeu.
La gestion électronique des documents (GED) est un système facilitant la planification, le stockage et le partage de contenus numériques au sein des sociétés. Grâce à la gestion électronique de documents (GED), les entreprises ont la possibilité d’accroître leur efficacité en matière d’information et leur productivité, tout en minimisant le danger de perte de données. Dans le contexte commercial compétitif actuel, la solution GED est une plateforme indispensable pour tout organisme : mise au point.
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Présentation de la gestion électronique des documents
La dématérialisation GED ou gestion électronique des documents, également connue sous le nom de gestion du contenu d’entreprise (ECM), est un système informatisé pour la gestion des documents numériques. Elle est bénéfique pour les sociétés en tant que logiciel à installer ou en ligne (SaaS). Elle offre aussi la possibilité de convertir des documents en version imprimée tout en facilitant la dématérialisation de tous les processus opérationnels d’une entreprise.
Les fonctionnalités principales
Par conséquent, un logiciel de GED offre diverses fonctionnalités pour administrer toutes les étapes du cycle de vie d’un document numéral. Voici un aperçu de certaines des fonctionnalités les plus courantes d’un logiciel de gestion documentaire :
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La transformation d’un document imprimé en format digital : digitalisation
L’enregistrement, l’organisation et l’indexation d’un document électronique
L’archivage électronique d’un document dans un délai préétabli
Le partage et l’examen de documents numériques : preuves de paiement, contrats
Une amélioration de l’accès aux documents grâce à des processus de recherches plus adaptés aux besoins des entreprises
La protection des données hébergées
Par conséquent, pourquoi la gestion électronique des documents est importante pour votre entreprise ? En toute simplicité, à mesure que la technologie progresse, l’administration sur papier devient dépassée. De plus en plus de sociétés adoptent la dématérialisation ou la gestion électronique des documents, attirées par ses multiples fonctionnalités utiles. Cette décision s’avère indispensable non seulement pour des motifs environnementaux, mais également grâce aux fonctionnalités qui offrent une optimisation concrète de la productivité de l’entreprise.
Les bénéfices de son emploi au sein des entreprises contemporaines
Sans aucun doute, les solutions de gestion électronique de documents représentent un système de management efficace qui peut offrir à votre entreprise un atout concurrentiel important en :
- optimisant la circulation des documents
- minimisant les dépenses supplémentaires
Telles que l’exigence de versions imprimées.
De plus, la gestion électronique des documents peut renforcer la sécurité en offrant des contrôles d’accès et en traçant les modifications effectuées sur les documents avec un historique. En adoptant la gestion électronique des documents, vous avez la possibilité d’assister votre entreprise à opérer de manière plus fluide et plus performante.
Diminution du danger de perte de contenus
Les solutions de GED existent en diverses configurations et dimensions, mais proposent toutes des bénéfices comparables. Un des bénéfices majeurs est que les outils de GED peuvent permettre aux sociétés de diminuer le danger de perte de données. Les processus de dématérialisation GED simplifient la requête et la récupération des fichiers perdus en :
- organisant les contenus
- enregistrant les modifications avec un historique des modifications.
Ils permettent aussi de suivre les individus ayant effectué des changements dans un dossier et l’heure à laquelle ces modifications ont eu lieu. Ceci peut être bénéfique en cas de controverse ou pour se conformer à la réglementation.
Augmentation de l’efficience et de la productivité
Un autre bénéfice notable du logiciel GED est l’accroissement de l’efficacité et de la productivité. Grâce à un système de GED en place, les salariés ont la possibilité de localiser plus vite les documents, quel que soit le moment ou le lieu où ils se trouvent. Cela peut aboutir à une meilleure précision et à une réduction des erreurs. Les logiciels de GED peuvent aussi faciliter le partage des documents au sein des entreprises, contribuant ainsi à économiser du temps et à booster la communication.
La gestion des contenus au département des ressources humaines
Grâce à un logiciel de gestion électronique des documents, vos collaborateurs ont la possibilité de signer numériquement :
- leurs contrats de travail
- les EAE
- les EP
- entre autres.
Chaque employé dispose de son propre dossier, facilitant ainsi les interactions entre les responsables des ressources humaines et l’ensemble de vos employés.
Cet espace, agissant en tant que coffre-fort digital, assure la protection des données de vos employés et diminue les chances de perte ou d’inexactitude. Il est même possible de configurer des alertes en cas de :
- dossiers non complets
- fin de la période probatoire
- fin du contrat à durée déterminée
- congés de maladie
En tirant parti de ces divers atouts, vous boostez largement la productivité de votre département des ressources humaines.
Les phases cruciales pour l’implémentation d’une solution GED
L’implémentation d’une solution GED au sein d’une entreprise requiert une stratégie systématique et cohérente pour un déploiement graduel et maîtrisé, tout en étant amusante et collaborative pour garantir l’engagement de tous les intervenants de l’organisme :
Évaluation des exigences et des processus présents
Repérez les flux de documents en cours.
Estimez le volume de documents à traiter.
Identifiez les exigences particulières de chaque département.
Sélection de la solution GED appropriée
Examinez les diverses alternatives disponibles sur le marché.
Vérifiez la compatibilité avec vos appareils actuels.
Pensez aux solutions cloud par rapport à l’installation sur site.
Planification et déploiement
Élaborez un planning réalisable.
Établissez les étapes de déploiement (phase pilote, suivie de la généralisation).
Anticipez les ressources requises (en personnel et en matériel)
Formation des usagers et gestion de la transition
Instaurez des formations personnalisées pour chaque type de profil.
Faites des mises à jour régulières sur les progrès du projet.
Nommez des représentants GED dans chaque service.
Comment assurer la maintenance et l’amélioration d’un système GED ?
Après l’implantation de la solution GED, il ne faut pas négliger sa maintenance. Le progrès rapide des technologies digitales crée de nouvelles opportunités pour la gestion électronique des documents. L’avenir s’oriente principalement vers l’utilisation de l’intelligence artificielle.
Rôle de l’IA
L’intelligence artificielle modifie les potentialités et les usages des solutions GED de multiples manières :
Identification intelligente de documents
L’IA est capable de :
- déterminer automatiquement la nature du document
- extraire avec exactitude les données principales, même sur des documents non organisés
- améliorer sans cesse sa précision via la solution d’apprentissage automatique.
Indexation automatique intelligente : l’IA classe automatiquement les documents en fonction du corps du texte. Il produit des métadonnées appropriées sans assistance humaine et par conséquent optimise largement l’accès et la récupération de documents.
Analyse prédictive des documents : elle a la capacité de prévoir les exigences en matière de documents en se référant aux comportements d’usage et de proposer de manière proactive des documents appropriés aux utilisateurs de l’outil.
Automatisation des processus documentaires et implémentation de workflows adaptatifs : les processus de validation évoluent automatiquement selon les éléments du dossier. La technologie de traitement du langage naturel facilite la compréhension et la prise en charge des demandes en langage courant, rendant ainsi la recherche plus intuitive. En outre, l’intégration de chatbots et d’assistants virtuels peut orienter les usagers dans la gestion de leurs contenus.
Amélioration de la connectivité et meilleure interopérabilité :
Ceci se concrétise par des API sophistiquées pour :
Une comptabilité native fluide avec d’autres dispositifs d’entreprise
Une normalisation des formats pour un meilleur fonctionnement entre diverses solutions GED,
Et même l’exploitation de la blockchain pour un suivi et une validation rigoureux des documents.
Ces avancées promettent d’améliorer considérablement l’efficacité, l’intuitivité et la capacité d’adaptation du logiciel de GED aux exigences changeantes des sociétés. En restant attentives à ces évolutions, les organisations peuvent maximiser les bénéfices des progrès technologiques pour améliorer leur gestion des contenus.
