De nombreux ministères collaborent ensemble sur différentes missions. Leurs agents doivent ainsi avoir accès à une multitude de données pour mener à bien leurs tâches. L’outil collaboratif Melanie2web leur offre la possibilité d’échanger des informations rapidement. Ils peuvent, par ailleurs, discuter avec des experts via la messagerie instantanée. La solution logicielle leur fait ainsi gagner du temps, d’autant plus qu’ils peuvent se connecter à leur compte de n’importe où.
Une application web collaborative
Cette plateforme est une solution collaborative 100% web. De ce fait, elle est accessible depuis tout appareil relié à Internet. Cette caractéristique s’avère pratique quand les utilisateurs sont en déplacement. Les agents des administrations publiques peuvent consulter leur interface via un simple navigateur Web. Intuitif et interactif, le menu évite les fausses manipulations. Les utilisateurs bénéficient, par ailleurs, d’une formation spécifique après la création de leur compte Cerbère. Quant à la maintenance et la mise à jour, elles sont entièrement effectuées par l’éditeur de Melanie2. De nombreuses informations utiles sur cet outil numérique sont détaillées dans ce contenu.
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Des accès restrictifs par ministère et service
La mise en place de cette solution entre dans le cadre de la transition numérique des administrations publiques. Elle est effectivement accessible aux agents des 5 ministères français : les Transports, l’Écologie, le Logement, le Développement durable et l’Agriculture. Plusieurs conditions sont nécessaires pour pouvoir ouvrir un compte. Seuls les agents d’un ministère ou d’une administration particulière peuvent utiliser l’outil de collaboration et ses différentes options. Ils doivent obtenir l’accord de leur supérieur hiérarchique. L’accès aux données est également restrictif par rapport aux fonctions occupées. La segmentation par organismes garantit une bonne protection des informations partagées. Les administrateurs restreignent leur visibilité et seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent les modifier. Selon les besoins des ministères, il est possible de créer des forums de discussion. Ceux-ci offrent la possibilité de solliciter les experts plus rapidement.
Un espace de partage d’informations
Au sein de leur espace collaboratif dédié, les agents d’un même ministère peuvent :
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- publier des actualités et informations pratiques pour tenir leurs collègues au courant des dernières nouveautés ;
- partager des documents en tous formats (PDF, image, vidéo, Word, PPT…) afin de diffuser des bonnes pratiques et exemples réussis ;
- mettre en ligne des procédures, des check-lists et des formulaires pour harmoniser leurs méthodes de travail et simplifier leurs tâches quotidiennes ;
- commenter et discuter autour des contenus partagés pour échanger, demander de l’aide ou des explications complémentaires.
La possibilité de créer et modifier collectivement ces informations permet d’améliorer en continu les processus de travail et les modes d’organisation au sein de chaque service ou ministère.
Une messagerie interne simplifiée
Les agents sont en mesure d’envoyer des messages individuels ou collectifs à tous les utilisateurs d’un groupe collaboratif donné. Ils reçoivent une notification par email lorsqu’un nouveau message leur est adressé sur la plateforme. La messagerie constitue donc un outil de communication simple et efficace, intégré à l’ensemble des autres fonctionnalités collaboratives de melanie2web.