“Generiek Platform Zaken”

Samenvatting

De gemeente Zwolle wil met behulp van elektronische communicatie en workflowmanagement een transparantere en toegankelijkere organisatie worden, met lage administratieve lasten. Om het indienen van vergunningen en de toezichtsprocedures te optimaliseren, wil Zwolle gebruikmaken van het geavanceerde Adobe® LiveCycle®-platform. De gemeente Zwolle heeft CIBER Nederland uitgekozen om deze oplossing te implementeren.

CIBER Nederland heeft voor de gemeente Zwolle de oplossing Generiek Platform Zaken (GPZ) ontwikkeld. Deze is gebaseerd op overheidsrichtlijnen, grondige analyse van de aanvraag-, goedkeurings- en toezichtprocedures en de functies van de Adobe® LiveCycle®-software, zoals intelligente documenten, workflow en de business activity monitor. De software wordt gecomplementeerd door Java-gebaseerd samenwerken en de taak-extensions (de Workbench).

In combinatie met procesoptimalisering zal het GPZ:

? de indienings- en goedkeuringsprocessen verkorten;
? voor voldoende middelen zorgen om deadlines te kunnen halen;
? burgers doorlopend inzicht bieden in het goedkeuringsproces;
? de efficiëntie en kwaliteit verhogen;
? de arbeidskosten verlagen;
? de goedkeurings- en toezichtsprocedures samenvoegen;
? voldoende inzicht bieden voor operationeel en tactisch management.

Adobe en CIBER hebben met goedkeuring van de gemeente Zwolle besloten de krachten te bundelen om GPZ als platformoplossing door te verkopen aan andere gemeentes in Nederland.

De uitdaging voor de gemeente Zwolle

Zwolle is een middelgrote stad met 112 000 inwoners. In Nederland proberen zowel de centrale overheid als lokale overheden - gesloten en enigszins bureaucratische instellingen - te veranderen in transparante organisaties die eenvoudig toegankelijk zijn en lage administratieve kosten hebben (zowel intern als extern).

Een van de manieren om dit doel te bereiken, is het gebruik van elektronische communicatie in twee richtingen met de inwoners van Zwolle. Alle steden verlenen talrijke vergunningen voor het bouwen en verbouwen van huizen, het kappen van bomen, het verstrekken van subsidies, enzovoort. Met de oplossing Generiek Platform Zaken kan Zwolle niet alleen elektronisch met burgers communiceren, maar ook de aanvraag-, goedkeurings- en toezichtprocedures voor vergunningen optimaliseren. Zwolle is begonnen met de vergunningen voor alle bouwactiviteiten en zal hier binnenkort andere vergunningsprocedures aan toevoegen.

De gemeente Zwolle maakte gebruik van veel standaardapplicaties en was zodoende niet gewend om op maat gemaakte softwareoplossingen te ontwerpen en te ontwikkelen. Daarom raakte de gemeente overtuigd van de gecombineerde CIBER-Adobe-oplossing voor de bouw van een op maat gemaakt maar generiek platform. Dit platform is gebaseerd op industrienormen en de flexibiliteit van intelligente documenten, in combinatie met werkstroom- en managementinformatie voor (toekomstige) procesoptimalisering.

De CIBER-oplossing

CIBER heeft de gemeente Zwolle een volledig op Adobe-gebaseerde oplossing voorgesteld. Uit ons voorstel – gesterkt door onze presentaties – bleek overtuigend dat deze oplossing voor zowel Zwolle als CIBER het beste aansloot op de specifieke wensen.

Met onze IT-oplossingen is onze overtuiging dat intelligent gebruik van technologie de beste manier is om veelbelovende ideeën om te zetten in voordelige oplossingen voor onze klanten. Hoewel GPZ een project met formele eisen en een vaste prijs was, is CIBER daarom toch begonnen met een herziening van de informatie- en procesanalyses om er zeker van te zijn dat onze oplossing Zwolle inderdaad het verwachte voordeel kon bieden. Dat bleek niet zo te zijn.

De modellen van administratieve processen en de eisen van Zwolle wezen in de richting van workflow-standaardisatie, die in de praktijk niet werkte en niet kon werken. Wat Zwolle nodig had, was een platform dat niet alleen gebaseerd was op workflow-regels maar ook op verschillende samenwerkingsprincipes. Bovendien moest het platform voldoende ruimte laten voor afgebakende individuele vrijheid van operationele richting.

Dit betekende dat er, naast de Adobe® LiveCycle®-software, een nieuwe laag gebouwd moest worden zodat de gehele oplossing beter in het Nederlandse poldermodel1 paste. Deze laag hebben we de Workbench genoemd; een tool voor navigatie, taakbeheer en samenwerking. De Workbench is sterk geïntegreerd, maar door middel van o.a. API's ‘loosely coupled’ met de componenten en functies van LiveCycle®-software.

Flow control, deadline management, formulierbeheer en de meeste andere functies zijn te vinden in de componenten van Adobe LiveCycle®-software. Deze functies zijn dus gemakkelijk te gebruiken binnen de duidelijke Adobe-structuur.

De Workbench ondersteunt samenwerking binnen en tussen afdelingen en is het venster voor zaken van afdelingen en gebruikers, inclusief hun taken, werkformulieren en bestanden/dossiers.

Geautoriseerde gebruikers kunnen taken en zaken toebedelen aan andere gebruikers of afdelingen. Acties binnen werkformulieren kunnen eveneens taken toewijzen aan gebruikers en afdelingen. De werkformulieren (intelligente documenten van Adobe) worden gebruikt om gegevens te verzamelen en handelingen te starten en te registreren (zoals checklists); ze vormen de belangrijkste gebruikersinterface.

Bij inkomende zaken van burgers, bijvoorbeeld een aanvraag voor een bouwvergunning, worden de processen voor zaken in gang gezet. De formulieren worden door middel van op XML gebaseerde intelligente Adobe-documenten aan het GPZ voorgelegd. De structuur van generieke gegevens en de presentatielaag van de meeste soorten zaken met betrekking tot bestuur zijn door de Nederlandse overheid vastgesteld (in het "Generiek Functioneel Model Zaken").

CIBER en Zwolle hebben dit generieke model aangepast zodat de XML-structuur van alle externe documenten hetzelfde is. Zo kan Zwolle zaken die van andere bronnen dan haar eigen platform afkomstig zijn, aannemen en afhandelen. Dit betekende dat de deskundigen van CIBER voor intellectuele uitdagingen kwamen te staan met betrekking tot het adequaat beheren van aanvullingen, updates en verspreiding binnen het GPZ van verschillende typen documenten met een identieke externe gegevensstructuur. We besloten onze ‘loosely-coupled’ standaard te behouden en een laag te ontwerpen en implementeren die formulieren onderschept. Hierdoor hebben veranderingen in de structuur van documenten en gegevens van buitenaf geen directe gevolgen voor interne gegevensstructuren van GPZ.

Integratie met andere softwaresystemen voor burgerzaken is, waar mogelijk, gebaseerd op Web Services. De structuur van het GPZ is weergegeven in bijlage A.

De voordelen voor de gemeente Zwolle

Eén platform, meerdere oplossingen
Met het GPZ heeft de gemeente Zwolle een efficiënt end-to-end en echt generiek case handling-platform in huis gehaald. Het GPZ kan binnen de gemeente voor verschillende case handling-processen gebruikt worden. Het heft afdelingsgrenzen op en kan zelfs zorgen voor integratie tussen gemeentes onderling. De investering van Zwolle in het GPZ zal steeds opnieuw gebruikt worden voor vele processen binnen de gemeente.

Eén vertrouwde, betrouwbare en intelligente gebruikersinterface
De intelligente en gebruiksvriendelijke PDF-technologie wordt zowel in externe als in interne documenten gebruikt, zodat burgers en ambtenaren gebruik kunnen maken van dezelfde vertrouwde en betrouwbare, intelligente, documentgebaseerde gebruikersinterface.

Procesoptimalisering door begrensde vrijheid
Met de intelligente documenten en de Workbench maakt de workflow-engine van het platform het mogelijk gestructureerde werkprocessen te bepalen en deadlines te halen. Ook biedt het de mogelijkheid om samen te werken en geeft het de vrijheid te kiezen in een uitgebreide werkplanning.

Bestuurlijk inzicht in werklast en lopende zaken
Het GPZ geeft gebruikers en managers inzicht in de werklast (in het algemeen, per afdeling, per gebruiker) en statusinformatie over lopende zaken.

Gemakkelijk te onderhouden software, dus minder afhankelijkheid van leveranciers
Intelligente documenten van Adobe zijn gemakkelijk te onderhouden, zeker als de XML-gegevensstructuren, de templates voor eenduidige presentatie en de basis-businessregels door deskundigen zijn bepaald. De Adobe Workflow Designer is gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken; er is dus geen uitgebreide kennis van ICT voor nodig.

Een stabiele en modulaire oplossing die eenvoudig te optimaliseren is
Het platform combineert de voordelen van standaardoplossingen met op maat gemaakte software. Standaardoplossingen betekenen een grote mate van stabiliteit en lage onderhoudskosten voor de klant, terwijl op maat gemaakte software snel herontwerp mogelijk maakt. Naast de stabiliteit van standaardcomponenten in een geheel modulaire structuur, biedt het GPZ-platform de klant de mogelijkheid snel en klantspecifiek wijzigingen aan te brengen.

Bijlage A, Technische architectuur van het GPZ
Het Generiek Platform Zaken is een degelijke, flexibele en krachtige oplossing. Het is gebaseerd op een solide en open structuur, geoptimaliseerde en realistische gemeentelijke procedures, en de nieuwste softwarecomponenten van Adobe en CIBER.

Componenten van Adobe

• Adobe (database)
  Deze database maakt deel uit van Adobe LiveCycle Workflow. De ZakenService maakt gebruik van deze database om variabelen voor formulieren op te vragen en te bepalen.
• Adobe LiveCycle Workflow
  De Adobe Workflow-oplossing is de belangrijkste component van het GPZ.
• Adobe Form Designer
  Zelfstandige applicatie voor het ontwerpen en ontwikkelen van formulieren. Formulieren worden bewaard in de zogenoemde FormRepository.
• Adobe Workflow Designer
  Zelfstandige applicatie voor het ontwerpen en creëren van workflows.
• Adobe Reader Extensions
  Reader Extensions voor offline gebruik van externe formulieren.
• Adobe BAM
  De Adobe Business Activity Monitor.

Overige componenten

• BRS Service
  Web Service om namen en adressen in registratieformulieren te controleren. De BRS Service maakt gebruik van gegevens uit het Gegevensmagazijn.
• CBS Rapportage / BIRT
  Stelt zaakgerelateerde rapporten op voor het Centraal Bureau voor de Statistiek.
• E-loket
  De website van de gemeente Zwolle. Valt niet onder het GPZ.
• E-loket Integrator
  Beveiligde toegang tot openbare formulieren.
• FormRepository [WebDav]
  WebDav-opslag voor formulier-definities en -metadata (deadlines, configuraties).
• Gegevensmagazijn
  Database met namen en adressen van inwoners. Valt niet onder het GPZ.
• GisVision Client
  Java-interface (deel van de Workbench) tussen bepaalde formulieren en een webservice voor geografische informatie.
• GisVision Webservice
  Webservice voor geografische informatie.
• GPZ Controle
  Webapplicatie om periodieke inspecties als taken te plannen.
• Leges Service
  Webservice om belastingen/kosten te berekenen.
• Periodieke Controle Scheduler
  Achtergrondapplicatie (gebaseerd op het Quartz framework) die geplande zaken/taken (tabel in het ZakenMagazijn) voorlegt via de ZakenService.
• OneWorldService
  Achtergrondapplicatie (gebaseerd op het Quartz framework) die output voorlegt aan OneWorld (factuurapplicatie).
• OZBService
  Achtergrondinformatie (gebaseerd op het Quartz framework) die output voorlegt aan OZB (belastingapplicatie).
• Public Form Interceptor
  Soort beveiligde toegang tot openbare formulieren. Maakt gebruik van de ZakenService.
• WhiteOfficeInterface
  Interface naar WhiteOffice voor het opstellen van uitgaande brieven.
• Workbench
  Centrale gebruikersinterface (Java-webapplicatie) voor navigatie en het startpunt om zaken toe te kennen en af te handelen, taken in gang te zetten, dossiers te bekijken, enz. De Workbench heeft veel verbindingen met andere delen van het GPZ.
• Zaakstatus Service
  Web Service die statusinformatie over zaken aan burgers kan geven. Toegankelijk via het e-loket.
• ZakenService
  Centrale Java-service in de Workbench; controleert workflow, formulieren, dossiers, de PublicFormInterceptor, de ZaakstatusService, de PeriodiekeControleScheduler en het Zakenmagazijn.
• ZakenDossier [WebDav]
  WebDav-opslag voor dossiers.
• ZakenMagazijn
  Database voor de opslag van belangrijke zaakgegevens.