TU/e

CIBER realiseert voor TU/e Grafische UserInterface (GUI) over meerdere onderwijsinformatiesystemen heen met behulp van ESB (Enterprise Service Bus)

Een GUI/Portal biedt studenten en docenten van de TU/e eenvoudig toegang tot alle onderwijsfaciliteiten

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) vormt samen met de Technische Universiteit Delft en de Universiteit Twente de ‘Federatie 3 Technische Universiteiten’. De onderlinge afstemming en samenwerking beoogt de concurrentiepositie en reputatie van de Nederlandse TU’s in de wereld te versterken. Binnen de federatie heeft elke TU haar eigen identiteit, zo ook de TU/e.

Gezamenlijk ontwikkelden de drie technische universiteiten een Digitale Leer- en Werkomgeving. CIBER hielp de TU/e met het verder professionaliseren van de onderliggende systemen van deze omgeving. Daarnaast adviseerde CIBER bij het maken van een Enterprise Service Bus (ESB) voor de koppeling en communicatie tussen deze systemen en de gewenste GUI. Doel van dit project: de realisatie van een GUI, die studenten van de TU/e op een eenvoudige en eenduidige wijze toegang biedt tot alle voor hen noodzakelijke onderwijsfaciliteiten.

Aanleiding

De samenwerking tussen de drie technische universiteiten zorgt er mede voor dat men gezamenlijk en proactief nadenkt over de toekomst. Dit resulteerde in het verleden al in de aanleg van een glasvezelnetwerk en het opzetten van back up systemen voor elkaar. Ook werden telecomdiensten gezamenlijk ingekocht en werd er nagedacht over ‘Identify Management’. Een concreet voorbeeld hiervan is dat een Eindhovense student zonder verdere actie ook de beschikking moet krijgen over de onderwijsfaciliteiten van Delft en Twente.

Digitale Leer- en Werkomgeving

De TU’s realiseren zich dat studenten die binnen de 3TU federatie studeren, soms een vak in Eindhoven volgen, soms in Delft. Daarbij is het van belang dat hij/zij op iedere locatie over alle informatie rondom een vak kunnen beschikken. Daarvoor is de Digitale Leer- en Werkomgeving opgezet. Directeur Dienst ICT van TU/e, Ronald Waterham, zegt hierover: ”In onderdelen bestond dit al bij de drie universiteiten. Een infrastructuur met agenda- en mailfaciliteiten. Hier moest echter uniformiteit in worden aangebracht. Daarom hebben we deze faciliteiten nu ondergebracht in één omgeving. Verder hebben we nog een integraal bibliotheeksysteem, een onderwijsadministratiesysteem (voor inschrijvingen) en een systeem dat het onderwijskundig proces ondersteunt (StudyWeb). Dit laatste systeem herbergt bijvoorbeeld opvangschema’s bij lesuitval en vakinformatie. Deze specifieke diensten zijn trouwens ontwikkeld door de faculteiten zelf”.

Verschillende systemen, één fundament

In Twente en Delft werkt men met andere systemen. Niet erg, maar deze systemen moeten wel met elkaar uitwisselbaar zijn. Voor een student of een docent is een achterliggend systeem niet interessant. Het gaat om het verkrijgen van de juiste informatie en de mogelijkheid om  de juiste acties te kunnen uitvoeren zoals het aanmelden voor een tentamen.

Om dit te realiseren heeft men allereerst alle processen in kaart gebracht in 3TU verband. Waterham legt uit: “Dit zijn de processen die studenten doorlopen vanaf het moment dat ze zich inschrijven op een TU. Denk hierbij aan inschrijven, aanmelden, betalen, kiezen van vak- en studierichting, tot en met het slagen van de student. Deze processen moesten in ieder geval op alle drie de technische universiteiten hetzelfde zijn ingericht. Dat iedere TU daarvoor vervolgens eigen systemen hanteert is van minder groot belang. Een goed fundament is echter cruciaal voor de vervolgstappen”.

Een portal voor alle systemen

Binnen de TU/e werden vervolgens de vier belangrijkste systemen en bijbehorende processen voor de ondersteuning van studenten en docenten in kaart gebracht. Outlook Exchange, Vubis (bibliotheeksysteem), OWIS (studentenzaken) en StudyWeb. De TU/e had de wens om iedere student en docent te voorzien van een single log-on. Waterham onderstreept dit: “Eén keer inloggen geeft nu toegang tot een portal waarna de student of docent een virtuele deur kan openen naar de vier genoemde systemen”. 

Zuivere informatie, snel beschikbaar

Om deze portal te kunnen realiseren moest TU/e kunnen vertrouwen op correcte informatie die bovendien snel voorhanden was. Om deze reden werden alle systemen binnen de TU/e ontsloten via een Enterprise Service Bus(ESB) (zie figuur).

Allereerst werd bepaald welke informatie ‘leading’ was. Dit om te voorkomen dat alle informatie tweedubbel, driedubbel werd opgeslagen in allerlei databases. Daardoor werd meteen duidelijk wie de eigenaar was van de ‘zuivere’ informatie. Een ander gevolg was dat systeemeigenaren, naast de techniek, ook de identiteit van hun systeem moesten loslaten. Hun systemen zouden niet meer zichtbaar zijn omdat er een Enterprise Service Bus én een presentatielaag voor de student en docenten bovenop kwam.

Waterham zegt hierover:  “CIBER heeft haar rol daarbij goed opgepakt. Ondanks weerstand, is uitstekend vastgehouden aan het oorspronkelijke idee en de afgesproken voorschriften. Dat wil zeggen dat informatie uit de juiste bron moest worden aangeleverd. Hier is ten volle aan voldaan. Er werd niet gekozen voor de meest eenvoudige of snelste weg, maar er werd iets neergezet dat de beste oplossing was voor TU/e.”

Beloften waargemaakt

Waterham: “CIBER won overtuigend de offertefase. Ze kwamen hier met vlag en wimpel uit omdat CIBER helder kon maken dat zij dit daadwerkelijk konden realiseren. Gedurende het project hield CIBER  vast aan een strak budget, strakke tijdsplanning en er was absoluut commitment vanuit alle lagen binnen onze universiteit.  Commitment van directie tot  developers, functionele en technische beheerders, directeuren, proceseigenaren, en tussen de drie universiteiten. Daar heeft CIBER met succes op  ingespeeld.”

Voordelen voor de TU/e:

• Minder onderhoud nodig doordat ieder afzonderlijk systeem geen eigen presentatielaag heeft: ze zijn ondergebracht in één presentatielaag
• Door juiste discipline zijn systemen beter te onderhouden. Belangrijk is om informatiestromen zuiver te houden.
• Er zijn gemakkelijker nieuwe onderdelen en systemen toe te voegen; bovendien kan via de ESB ook informatie uitgewisseld worden met andere systemen van andere universiteiten.
• Efficiënt: geen dubbele informatiestromen
• Organisatorisch perspectief: student en docent komt in een inzichtelijke en logische omgeving waar de informatie kan worden opgehaald.

Figuur 1: Toelichting Tu/e Architectuur

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Stefan Waalderbos (stefan.waalderbos@ciber.nl)