Eneco

Oplevering MVS Boekhouddetails

ENECO is één van de drie grote energiebedrijven in Nederland. De integrale dienstverlening van ENECO omvat de productie, het transport en de levering van elektriciteit, gas, warmte en bijbehorende diensten (meten, beheren, installeren en factureren). In totaal bedient het bedrijf circa twee miljoen zakelijke en huishoudelijke klanten.

Binnen Eneco produceert de afdeling BI debiteurenrapportages voor Finance, dit doet men vanuit de zogenaamde BI-tussenlaag. Deze tussenlaag is van belang om diverse verrijkingen aan de MVS-data te kunnen toevoegen om tot de gewenste rapportages te komen. Deze tussenlaag moest worden uitgefaseerd naar het datawarehouse omdat er geen aansluiting was tussen SAP en de rapportages en omdat het proces bovendien niet robuust genoeg bleek vanwege de complexiteit.

Frank Schoenmakers (Manager IT) van ENECO vroeg CIBER een oplossing aan te dragen, die binnen 3 maanden tijd ook moest worden gerealiseerd.

Het probleem

In MVS bestaat de journalisering uit twee stappen: het comprimeren en vertalen van de gegevens. Bij het comprimeren worden de afzonderlijke nota- en betalingsgegevens samengevoegd. De afzonderlijke notanummers/gegevens gaan verloren in de interface. In verband met performance is het niet mogelijk om de volgorde om te draaien. Gevolg hiervan is dat er geen directe link mogelijk is vanuit ‘journaalpost’ naar ‘nota en betaling’. Er was een alternatief voorhanden, echter deze scoorde qua performance onder de maat.

De oplossing

De oplossing is de toevoeging van een extra stap “combineren” waardoor terugkoppeling wel mogelijk is. De ‘combineerstap’ voegt de ‘nota/betaling’ samen met de ‘journaalpost’ conform de regels van MVS. Hierdoor ontstaat een directe koppeling tussen de journaalpostgegevens en de nota/betalings-gegevens.
Het op te leveren product “MVS Boekhouddetails” zal dus aan de journaalpost bestand equivalente informatie bevatten, aangevuld met nota/betaling specifieke informatie.

Er werd ook een tussentijdse oplossing bedacht om het totale openstaande saldo per opdrachtgever weer te geven. Tevens bestond de eis dat er, bovenop de op te leveren gegevens, een Cognos8 implementatie kwam. Hierbij was het gebruik van de rapportages tweeledig: het bewijzen van voldoende datakwaliteit en het bewijzen dat de Cognos8 performance goed was met zulke grote hoeveelheden data.

Aanpak

Er is een oplossing gebouwd, waarbij zoveel mogelijk rekening werd gehouden met de standaarden van het MVS en BI Team. Er was reeds voorwerk gedaan door CIBER met betrekking tot de vertaalregels van MVS voor MVS Boekhouddetails. Ook werden er voorbereidingen getroffen voor het opzetten van OWB. Daarnaast ging men aan de slag met een oplossing voor het openstaande saldo. Dit werd uiteindelijk een vaste oplossing die maandelijks moest draaien en die tevens gebruikt ging worden als controle op de andere oplossing MVS_Boekhouddetails, genaamd ‘Standquery’.

De tool is in 4 maanden gebouwd waarbij de grootste uitdaging lag op het gebied van performance. De miljoenen records per dag moeten binnen een paar uur verwerkt kunnen worden. Met behulp van een nieuwe techniek in PSQL is dat ruimschoots gelukt.

De rapportages in Cognos8, een andere uitdaging, zijn ook opgeleverd. Voor de standquery moesten we uitgaan van een bestaande Cognos7 Powerplay kubus. We hebben ervoor gekozen deze na te maken in Cognos8 met behulp van ROLAP (rechtstreeks op het warehouse i.p.v. eerst een Cognos kubus bouwen). Dit is een nieuwe functionaliteit geïntroduceerd in Cognos8. Na een eerste test hebben we het hele OWB-proces en warehouse opnieuw vormgegeven als een echt sterschemamodel met daar boven op een ‘materialised’ view. Dit resulteerde in het gewenste resultaat: de rapportages verschenen nu binnen 2 seconden.

Resultaten

Uiteindelijk zijn de volgende oplossingen opgeleverd in een tijdsbestek van 5 maanden: MVS_Boekhouddetails, StandQuery, verschillende Cognos8 BI Rapportages, 2 Controle Queries om de datakwaliteit te verifiëren (MVS Boekhouddetails vs Journaalposten en MVS Boekhouddetails vs Standquery)
MVS Boekhouddetails zal door Eneco worden opgenomen binnen MVS. Het BI Warehouse zal voor hun rapportages ook gebruik maken van deze tool. De Standquery is nu verheven tot een vaste maandelijkse rapportagevoorziening voor Finance. Met Cognos8 rapportages kunnen de openstaande nota’s inzichtelijk worden gemaakt.

“Het BI-team van CIBER heeft een fantastische prestatie neergezet door binnen 5 maanden tijd een aantal tools op te leveren met een zeer hoge performance. De miljoenen records per dag dienen binnen een paar uur verwerkt te worden. Met behulp van de nieuwste technieken halen we dit nu ruimschoots.”

Frank Schoenmakers — Manager IT van Eneco