Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) Implementatie Microsoft Dynamics™ AX

E-mail deze pagina : Print deze pagina : Voeg toe aan favorieten

CIZ, Centrum Indicatiestelling zorg, is wettelijk verantwoordelijk voor de indicatiestelling in de AWBZ. Jaarlijks beoordeelt CIZ ruim één miljoen aanvragen voor voorzieningen op het gebied van zorg, wonen en welzijn. Daarnaast verzorgt CIZ op contractbasis in een groot aantal gemeenten indicatieadviezen voor de ‘Wet voorzieningen gehandicapten’ (Wvg) en de sociaal medische voorzieningen. Bij het landelijk bureau en in de zestien regio’s werken 3.300 medewerkers.

Historie ontstaan CIZ

Centrum Indicatiestelling Zorg is ontstaan door de samensmelting van de voormalige Regionale Indicatiestelling Organen en Landelijk Centrum Indicatiestelling Gehandicapten. In Nederland bestonden er meer dan 90 onafhankelijke organen die per 1 januari 2005 zijn samengesmolten tot CIZ. Bij deze integratie van 90 losse administraties is er intensieve begeleiding geweest vanuit CIBER om dit organisatorische veranderproces in goede banen te leiden.

Probleemstelling

CIZ wilde haar financiële en HRM-processen centraal gaan beheersen en administreren door de samensmelting van de verschillende RIO’s in CIZ.

Waarom gekozen voor Microsoft Dynamics™ AX?

CIZ heeft voor Microsoft Dynamics™ AX (het vroegere Microsoft Business Solutions Axapta) gekozen vanwege:

• de zeer brede aanwezigheid van standaardfunctionaliteit;
• de mogelijkheid tot verwerking van grote aantallen transacties;
• de gebruiksvriendelijkheid en de volledige integratie met Microsoft Office;
• het feit dat de volledige applicatie ‘web enabled’ is.

Implementatie

In 2004 is er een intensief traject doorlopen. In zeer korte tijd is de volledige financiële administratie en inkoopprocedure op poten gezet. Tijdens deze slag is ook de volledige administratie gecentraliseerd. Voor de inkoopprocedure heeft CIZ een volledig geautomatiseerde inkoopadministratie geïmplementeerd. In de inkoopprocedure worden de inkoop facturen digitaal gescand en na validatie geïmporteerd in Microsoft Dynamics™ AX (Axpata).Na deze procedure vindt er een automatische matching plaats op basis van de gevalideerde inkooporders. Zodra deze matching heeft plaats gevonden loopt de factuur rechtstreeks door naar de betaalrun; een koppeling is gemaakt met ADP (Nederlands grootste salarisadministrateur). Salarismutaties kunnen in de Dynamics-database worden geraadpleegd tot op werknemersniveau. Nadat deze fase was uitgekristalliseerd is men overgegaan naar de optimalisatiefase.

Optimalisatie

In de loop van 2005 is de volledige projectadministratie en contractadministratie ingericht. Daarnaast is er een webmodule geïntegreerd, genaamd Time & Expense die volledig geïntegreerd is met Dynamics™ AX. In deze module kunnen de werknemers van CIZ inloggen en hun declaraties en uren online invoeren. Om nog beter te kunnen rapporteren is men halverwege 2005 begonnen met een BI traject op basis van een Oracle 10 g datawarehouse in combinatie met BusinessObjects XI Premium Edition.

Ingerichte modules

Begin 2006 is het startschot gegeven voor de implementatie van een nieuwe module voor de CIZ-Academy. Deze module beschikt bijvoorbeeld over een cursus administratie, waarbij het inschrijvings- en communicatieproces volledig via het web verloopt (integratie met Microsoft Dynamics™ AX via Share point portal). Medio 2006 is de inkoopprocedure verder geautomatiseerd. Hiervoor werd de Purchase Requisition module geïmplementeerd. Inkoopaanvragen kunnen nu door middel van een digitale autorisatie via het web worden goedgekeurd en doorgezet naar inkooporders. De inkoopprocedure is nu nog beter gestroomlijnd.

Om alle bedrijfsprocessen van CIZ te kunnen ondersteunen met Microsoft Dynamics™ AX zijn de volgende modules ingericht:

• Financials I en II
• Basepack Ent
• Electronic Banking
• Fixed Assets
• Trade
• Trade Agreements
• Project I
• Project II
• Dimensions
• Business Analysis

Wat zijn de voordelen voor CIZ?

• Direct inzicht in financiële administratie op alle niveaus (17 regio’s, 80 locaties en 160 teams) en hierdoor is het mogelijk een dwarsdoorsnede te maken binnen de organisatie;
• Direct inzicht in productiecijfers (gestelde indicaties en werkvoorraad);
• Zeer toegankelijke en heldere rapportages;
• Zeer grote efficiëntieslag door de volledig automatisch afstemming in inkoopprocedure;
• Volledig geautomatiseerde uren en onkostenregistratie die vanaf iedere plek ter wereld beschikbaar is voor medewerkers.