AccoN, Accountants en Adviseurs

E-mail deze pagina : Print deze pagina : Voeg toe aan favorieten

AccoN, Accountants en Adviseurs verdient SAP binnen twee jaar terug

“SAP biedt een integrale oplossing voor het efficiënt structureren van onze informatiebehoefte. Dit is noodzakelijk om onze ambities op het gebied van professionaliteit en kennisdeling waar te maken”.
—Peter Feijtel, directeur AccoN

Het Nederlandse AccoN ontstond in 1994 door de fusie van drie gerenommeerde accountants- en adviesorganisaties. De groep is gespecialiseerd in accountancy, fiscaal en juridisch advies, agrarisch advies en management consultancy en werkt hoofdzakelijk voor middelgrote bedrijven. Inmiddels werken bij AccoN meer dan 600 mensen, verspreid over 24 kantoren in heel Nederland. Om de dienstverlening in de verschillende vestigingen op elkaar af te stemmen en de informatie en knowhow beschikbaar te maken voor alle kantoren is een krachtig softwarepakket nodig. Dat is SAP.

De achtergrond

“In een paar jaar tijd is onze onderneming spectaculair gegroeid”, vertelt ICT manager Sjarl Kuijltjes. Met alle gevolgen van dien. De administratieve en financiële pakketten – nog op DOS gebaseerd – blijken de omvang en de veranderde structuur van de organisatie niet meer aan te kunnen. “De verwerking van onze primaire administratieve processen neemt zoveel tijd in beslag dat de uitbreiding van onze dienstverlening in het gedrang komt. Hoog tijd voor een degelijk softwarepakket.”

De vraag

AccoN ontwikkelt eerst een nieuwe ICT strategie en baseert die – uitgaande van lange termijndoelstellingen voor het gebruik van bedrijfsinformatie met behulp van datamining en datawarehousing – op twee heldere basisprincipes. Volgens het eerste (‘anytime, anyplace, anywhere’) moet informatie en knowhow real time beschikbaar zijn voor alle vestigingen. Kuijltjes: “Een fiscalist uit Deventer moet bijvoorbeeld zonder problemen kunnen werken aan een dossier van een klant uit Oostburg.”

Het tweede basisprincipe is ‘uniformiteit’ en maakt korte metten met de diversiteit die de verschillende vestigingen aan de dag leggen in hun administraties. Een professionele relatie met de klant en transparantie van kosten vereisen dat overal dezelfde processen gevolgd worden. “Zeker als er nog nieuwe kantoren bijkomen, is zo’n eenduidig uitgangspunt cruciaal”.

De oplossing

Verschillende pakketten combineren blijkt een complexe en vrij dure oplossing. AccoN’s zoektocht naar het juiste softwarepakket eindigt al snel bij SAP, vooral vanwege diens integrale oplossing om de informatiebehoefte binnen een organisatie efficiënt te structureren. Bijkomend, uniek voordeel is dat alle functionaliteiten op één platform gebundeld zijn.

Onze aanpak

AccoN wil absoluut vermijden dat de implementatie een project van het hoofdkantoor wordt. “Daarom hebben we alle toekomstige gebruikers van het systeem nauw betrokken bij het proces”, zegt Kuijltjes. Die aanpak heeft volgens de ICT manager gewerkt. “We hebben een projectgroep opgericht met vier mensen van AccoN en vier medewerkers van CIBER Nederland. Verder hebben we in elke vestiging twee key-users aangesteld en hebben we ongeveer 150 accountmanagers opgeleid. Daarna zijn vier trainers van kantoor naar kantoor getrokken om facturisten en urenschrijvers vertrouwd te maken met de urenregistratie en facturatie in SAP, twee van onze primaire administratieve processen. Verder hebben we nog tweedaagse opleidingen gegeven om de werknemers vertrouwd te maken met de andere processen binnen het systeem.”

Gezien de omvang en impact van het nieuwe systeem wordt besloten SAP eerst in één vestiging te implementeren en pas daarna in de 23 andere. De implementatie wordt gerealiseerd met behulp van de ASAP methodologie en volgens de Best Practices van de serviceprovider industry. In oktober 2001 gaat SAP live in het eerste AccoN kantoor.

Het resultaat

AccoN heeft met SAP in korte tijd meer uniformiteit in de dienstverlening en facturatie bereikt en kan zijn ‘anytime, anyplace, anywhere’ doelstelling moeiteloos waarmaken. “We beschikken nu ook over een centrale database voor de hele onderneming, een degelijk managementinformatiesysteem en we zijn op weg om ons elektronisch dossier te vervolmaken”, meldt Kuijltjes tevreden. “Dankzij een enorme tijdwinst bij de facturatie kunnen we de investering in SAP binnen één à twee jaar tijd terugverdienen en de onderneming is nog voorbereid op verdere groei ook!”